Como importar uma tabela de contatos para sua plataforma de atendimento?

Importar sua lista de contatos para uma plataforma de atendimento é primordial para otimizar suas operações de comunicação e relacionamento com o cliente.

Isso não só economiza um tempo valioso, mas também garante que você tenha todas as informações de seus clientes centralizadas e acessíveis.

Neste post, vamos te guiar pelo processo de importação, usando a Huggy como exemplo prático!

Por que importar seus contatos?

Antes de entendermos o "como fazer", vamos entender o "porquê":

• Centralização de dados: tenha todas as informações dos seus clientes em um só lugar, facilitando o acesso para sua equipe.
• Segmentação: com os dados importados, você pode segmentar seus clientes para campanhas específicas ou atendimentos personalizados. Exemplo: campanha de reaquecimento, programas de fidelidade, etc
• Automação: utilize os dados dos contatos para configurar automações, como mensagens de boas-vindas ou follow-ups.
• Histórico de atendimento: mantenha um registro completo das interações com cada cliente.

Preparando sua tabela de contatos

O primeiro passo para uma importação bem-sucedida é garantir que sua tabela de contatos esteja no formato correto.

Geralmente, as plataformas aceitam arquivos CSV (Comma Separated Values) ou Excel.

Dicas essenciais para sua tabela:

1. Formato: salve seu arquivo como CSV UTF-8. Isso é importante para evitar problemas com caracteres especiais (acentos, cedilha, etc.).
2. Cabeçalhos claros: use cabeçalhos descritivos para cada coluna (ex: Nome, Telefone, Email, Endereço, Cidade).
3. Dados consistentes: verifique se os dados estão formatados de forma consistente (ex: todos os números de telefone com DDD).
4. Colunas obrigatórias: certifique-se de ter as informações mínimas necessárias, como nome e um método de contato (telefone ou e-mail).

Importando sua tabela na Huggy: um guia passo a passo

Agora, vamos ao que interessa! O processo na Huggy é intuitivo e segue uma lógica similar à maioria das plataformas.

1. Acesse a seção de "Contatos"

Após fazer login na sua plataforma Huggy, procure no menu lateral a opção "Contatos" ou "CRM". Clique nela para acessar a área onde seus contatos estão armazenados.

2. Inicie o processo de importação

Dentro da seção de contatos, você deve encontrar um botão ou link que diz "Importar", "Adicionar contatos", ou um ícone que remeta a upload. Clique nele para começar.

3. Selecione seu arquivo

A plataforma solicitará que você escolha o arquivo que deseja importar. Clique em "Escolher arquivo" e localize o CSV que você preparou.

Lembre-se de verificar se ele está no formato correto (CSV UTF-8).

4. Mapeie os campos

Esta é uma das etapas mais importantes!

A Huggy (e outras plataformas) vai tentar "adivinhar" qual coluna do seu arquivo corresponde a qual campo na plataforma.

No entanto, é fundamental que você revise e confirme esse mapeamento manualmente.

• Você verá uma lista das colunas do seu arquivo (seus cabeçalhos) e, ao lado, uma lista suspensa para selecionar o campo correspondente na Huggy.
• Por exemplo, se sua coluna se chama "Celular", você deve mapeá-la para o campo "Telefone" ou "Celular" da Huggy.
• Certifique-se de mapear campos essenciais como Nome, Telefone (ou WhatsApp), e Email.
• Você também pode mapear campos personalizados que tenha criado na Huggy para as informações adicionais da sua tabela. Confira a lista completa:

name Nome do contato.

email E-mail do contato.

mobile Número de celular com o código do país (Brasil é 55).

phone Número de telefone fixo, no mesmo padrão do campo mobile.

address Endereço. Não deve constar vírgulas e símbolos especiais como: ª,º.

district Nome do bairro ou distrito.

state Sigla do estado.

city Nome da cidade.

zipCode Código postal (CEP).

gender Gênero. M para masculino ou F para feminino.

birthDate Data de nascimento, no formato AAAA-MM-DD.

groupIDs Código do Grupo de contatos. Utilize esse campo caso deseje associar o contato a um Grupo previamente cadastrado. Para localizar esse valor, navegue até Contatos > Grupos.

groupNames Nome do Grupo que o contato será associado.

organizationIDs Código da Organização. Semelhante aos ids dos Grupos, utilize esse campo para associar o contato a uma Organização cadastrada. Localize esse valor em Contatos > Organizações.

organizationNames Nome da Organização que o contato será associado.

5. Configure opções adicionais (se houver)

Algumas plataformas oferecem opções adicionais durante a importação, como:

• Adicionar tags: você pode adicionar uma tag específica a todos os contatos que estão sendo importados (ex: "Importação_Julho_2025"). Isso facilita a organização e segmentação futura.
• Atualizar contatos existentes: se você estiver importando uma lista com contatos que já existem na plataforma, verifique se há uma opção para atualizar as informações desses contatos em vez de criar duplicatas.
• Ignorar duplicatas: se sua lista contém entradas duplicadas, você pode configurar a importação para ignorá-las.

6. Inicie a importação

Após revisar o mapeamento e as configurações adicionais, clique em "Importar" ou "Iniciar importação". A plataforma processará seu arquivo.

Dependendo do tamanho da sua lista, isso pode levar alguns segundos ou minutos.

7. Verifique o resultado

Uma vez concluída a importação, a Huggy geralmente exibe um resumo com o número de contatos importados com sucesso, quantos foram ignorados (duplicatas, por exemplo) e se houve algum erro.

É uma boa prática verificar alguns dos contatos importados para garantir que as informações foram transferidas corretamente.

Dicas para evitar problemas na importação

• Teste com poucos contatos: se sua lista é muito grande, tente importar um arquivo pequeno (com uns 10-20 contatos) primeiro para garantir que o mapeamento e o formato estejam corretos.
• Limpe sua lista: antes de importar, remova quaisquer linhas vazias, caracteres estranhos ou dados irrelevantes que possam causar erros.
• Cuidado com as vírgulas: se seus dados contêm vírgulas dentro de um campo (ex: "Rua do Comércio, 123"), certifique-se de que eles estão entre aspas no seu arquivo CSV.
• Suporte da plataforma: se você enfrentar dificuldades, não hesite em consultar a base de conhecimento da Huggy ou entrar em contato conosco.