Há muito tempo se fala da importância da comunicação interna para o sucesso empresarial. Uma empresa que sofre com problemas comunicacionais internos, certamente, enfrenta dificuldades na sua operação, o que resulta em outros dois problemas: perda de tempo e dinheiro.

O grande desafio, agora, é fazer bem feito. Estabelecer formas produtivas de troca de informações e relacionamento entre os colaboradores é uma demanda trabalhosa e requer estratégia. Criar uma comunicação interna valorosa e eficaz não é tão fácil, porém, as empresas podem se beneficiar das novas tecnologias para otimizar essa tarefa.

Nesse post, vamos analisar como um sistema de help desk – uma das mais utilizadas ferramentas de comunicação e atendimento – ajuda a otimizar a comunicação nas empresas.

Comunicação otimizada

Para quem não está muito familiarizado com o termo, Helpdesk é uma solução digital que controla a abertura e fechamento de ocorrência em TI. Com o passar do tempo, essa tecnologia migrou de setor e foi aplicada no atendimento e no suporte.

A partir dessa “mudança”, as equipes de atendimento conseguiram otimizar e controlar seus processos de relacionamento e se comunicar com mais eficiência com outras equipes. Com isso, a solução de problemas dos clientes e a comunicação entre departamentos ganhou agilidade e trouxe benefícios importantes, principalmente, para o consumidor.

Foco em relacionamento com o cliente está em alta no mercado. Ao longo dos anos, os consumidores deixaram de ser agentes passivos na relação de compra e tomaram para si o protagonismo. Uma empresa que não valoriza seu atendimento e não constrói bons processos de comunicação – internos ou externos – terá mais dificuldades e custos maiores para atingir resultados consistentes.

O help desk aplicado como solução comunicacional interna tem impacto direto na eficiência do trabalho dos colaboradores e no desempenho das equipes, modificando para melhor o relacionamento que se pode estabelecer com o cliente.

Eficiência comunicacional

Também são consequências dessa mudança nos processos de comunicação e suporte da empresa a melhoria nos fluxos de informação e na qualidade do atendimento. Você já deve ter ouvido a frase do especialista em marketing Phillip Kotler, afirmando que vender para um cliente novo custa até cinco vezes mais do que vender para um cliente fiel a marca. Isso explica porque tantas empresas focam na experiência do consumidor e no relacionamento com seus parceiros de negócios.

Melhorar a comunicação interna traz resultados, porque deixa o clima organizacional positivo e promove integração. Quando uma empresa utiliza soluções inteligentes para resolver seus problemas, é natural que haja ganhos em eficiência e isso é sinônimo de retorno financeiro.

Por mais que pareça algo pequeno frente ao core business da empresa, a comunicação interna é um importante pilar de sustentação de um negócio, por isso, construir bons processos é uma estratégia inteligente para otimizar o expediente de todos!

Segurança para as informações

Uma das preocupações com o crescimento do atendimento digital é a segurança das informações. Empresas organizadas e cientes da importância que os dados possuem sempre buscarão formas mais inteligentes e seguras de compartilhar suas informações.

O help desk centraliza e facilita o controle de todas as informações que são repassadas aos setores em que a ferramenta atua, principalmente junto à TI. É importante lembrar que as interações entre clientes e empresa são armazenadas nos sistemas e servidores da empresa e tudo isso pode ser salvo também no help desk.

Assim, as empresas usufruem de um reduto seguro para o histórico de relacionamento, que sempre pode ser consultado. Em outras palavras, o help desk pode fazer rapidamente o “backup” da interação com o cliente, ou entre colaboradores de diferentes setores.

O crescimento descontrolado dos casos de invasão de sistemas e roubo de dados colocou um grande desafio para qualquer organização e o sistema de help desk pode ajudar nessa batalha ao se tornar uma importante base de dados e centralização (segura) de informações críticas, como documentos, contratos e dados financeiros.

Indo além do sistema de help desk

Esses são três pilares que justificam a importância da adoção do sistema de help desk como forma de otimizar a comunicação como um todo. Mas isso não basta. Outro fator que deve ser considerado pelas empresas, atualmente, é inovação.

A transformação digital está cada vez mais presente no nosso dia a dia e sendo realmente transformadora para os negócios. Uma empresa que se mantém nos antigos processos perde a capacidade de enxergar melhorias.

No contexto empresarial, inovação é sinônimo de busca por melhorias. A contribuição do sistema de help desk é grande, mas é importante observar que existem soluções para transformar de maneira eficiente antigas formas de trabalho quando elas não têm mais a capacidade para superar os resultados dos anos anteriores.

Lembre-se que ao buscar uma solução para a comunicação interna, é importante se atentar à qualidade, conectividade, capacidade de suporte e muitos detalhes, afinal, quando pensa em otimizar a sua empresa, é fundamental confiar esse processo a quem tem o know how necessário para realizar uma mudança eficaz.