Grupos de vendas no WhatsApp: dicas de segurança anti-golpes

O WhatsApp se tornou uma ferramenta indispensável para vendas e relacionamento com clientes. Contudo, junto com a agilidade, vêm os riscos de segurança, especialmente quando a empresa opera por meio de Grupos de Vendas.

A proteção dos dados dos clientes, a prevenção de fraudes e a manutenção da reputação da sua marca devem ser prioridade.

Para garantir que a sua operação de vendas pelo WhatsApp seja eficiente e, acima de tudo, segura, separamos as dicas mais importantes, baseadas nas melhores práticas de mercado.

Priorize a Privacidade: Grupos ou Listas de Transmissão?

Embora os Grupos de WhatsApp sejam intuitivos, eles expõem os dados (como números de telefone) de todos os participantes entre si. Essa exposição pode gerar desconforto e até abrir brechas para golpistas.

A solução: priorize o uso de Listas de Transmissão ou, idealmente, canais unidirecionais baseados no WhatsApp Business API.

Essa abordagem evita a exposição dos dados dos participantes, garantindo a privacidade e permitindo que a comunicação da sua empresa seja escalável e profissional.

Para entender como usar a ferramenta de forma estratégica, confira nosso artigo Crie seu grupo de vendas no WhatsApp e aumente o engajamento.

Transações seguras: onde o cliente deve pagar?

Um dos pontos mais vulneráveis em grupos de vendas é o envio de links de pagamento. É crucial que a empresa estabeleça e divulgue regras rígidas para evitar fraudes.

1. Centralize os links de pagamento

Jamais solicite ou envie links de pagamento por meio de contas pessoais de administradores ou qualquer outro número que não seja o perfil oficial da empresa.

Regra de ouro: concentre o envio de links de pagamento exclusivamente no perfil verificado (oficial) do WhatsApp da sua empresa. Este é o número que possui o Selo de Verificação (o 'v' verde ao lado do nome).

Divulgue a informação: oriente ostensivamente o usuário a fazer transações sempre através de links oficiais. Mantenha uma seção de canais autênticos no seu site, redes sociais e e-mails.

2. Orientação para atendentes e canais terceirizados

Sua equipe é a primeira linha de defesa contra golpes. A orientação deve ser clara e inegociável:

Não usem números pessoais para atendimento ao cliente.
Não solicitem pagamentos por canais não oficiais. A transação deve ser formalizada pelo canal oficial e, idealmente, finalizada em uma plataforma externa segura.

Regras claras para o uso de grupos

Se a sua empresa decidir manter a dinâmica de Grupos de WhatsApp para a interação com clientes, a segurança deve ser aplicada desde a entrada até a comunicação diária.

1. Validação e triagem prévia

Recomenda-se realizar uma validação de entrada ou triagem prévia para acessar o Grupo. Isso garante que apenas clientes ou leads genuínos façam parte, reduzindo a chance de entrada de perfis falsos ou golpistas.

2. Avisos formais na descrição e no grupo

Use a descrição do Grupo e os avisos fixados para informar o cliente sobre as regras de segurança. Essa comunicação precisa ser frequente e ostensiva.

Canais oficiais: Informe claramente quais são os únicos canais de atendimento e transação da empresa (Selo de verificação, site, etc.).
Alerta de pagamento: Insira na descrição o alerta de que "os pagamentos são enviados somente pelo perfil verificado da empresa".
Não compartilhar dados: Oriente os membros a não compartilhar dados pessoais (endereço, CPF, e-mail) no chat público - caso o canal não seja unidirecional.
Isenção de responsabilidade: Deixe claro que a empresa não se responsabiliza por interações ou transações privadas realizadas entre membros do Grupo.
Alerta sobre tentativas de golpe: Comunique que a empresa jamais solicita dados sensíveis (senhas, código de verificação) por telefone ou chat.

Campanha educativa: prevenção é a melhor estratégia

Um cliente bem informado é um cliente protegido. A empresa deve realizar campanhas educativas constantes, fornecendo informações sobre como o consumidor pode se prevenir de golpes e o que fazer em caso de contatos suspeitos.

Aproveite momentos estratégicos, como o Natal, para reforçar essas mensagens, como sugerido em nosso artigo 50 Mensagens prontas para enviar aos clientes no WhatsApp neste natal!

Mais dicas essenciais:

Sua comunicação deve incluir a orientação para o cliente:

Verificar o Selo de Verificação: desconfie de qualquer contato que se passe pela empresa e que não possua o selo verde no WhatsApp.
Verificar transações: sempre confira o destinatário do Pix ou o remetente do boleto. O nome do beneficiário deve ser o da empresa.
Desconfiar de ligações suspeitas: a empresa nunca ligará solicitando dados pessoais e de pagamento, códigos de acesso ou senhas.
Desconfiar de solicitação de pagamentos de taxa extra: normalmente as empresas não cobram “taxa extra” para enviar mercadorias, os pagamentos são realizamos de uma só vez.

Ação em caso de suspeita:

Bloquear números suspeitos no WhatsApp imediatamente.
Fazer um Registro de Ocorrência (Boletim de Ocorrência) na polícia.

Ao adotar essas medidas, você não apenas protege seus clientes de fraudes, mas também fortalece a confiança na sua marca e garante a longevidade da sua estratégia de vendas no WhatsApp.

Lembre-se que, para gerenciar essas interações de forma profissional, pode ser necessário o uso da WhatsApp Business API – se tiver dúvidas, veja Como ter WhatsApp Business API em 2 celulares

FAQ - Perguntas frequentes

1. Por que devo priorizar a Lista de Transmissão ou a API do WhatsApp em vez de Grupos de Vendas?

A prioridade é a privacidade e segurança dos seus clientes. Grupos de WhatsApp expõem os números de telefone de todos os participantes entre si.

Ao usar Listas de Transmissão ou canais unidirecionais via WhatsApp API, você garante que os dados dos participantes não sejam compartilhados publicamente, reduzindo o risco de contatos indesejados e golpes por parte de outros membros do grupo.

2. A minha empresa pode enviar links de pagamento diretamente pelo Grupo de WhatsApp?

A empresa só deve enviar links de pagamento pelo perfil oficial e verificado (com o selo verde) do WhatsApp Business. É crucial nunca enviar links de pagamento através de contas de administradores ou números pessoais.

Esta regra deve ser ostensivamente comunicada aos clientes, garantindo que as transações sejam feitas apenas por canais autênticos e rastreáveis da empresa.

3. Se o meu time de vendas usa números pessoais para contato, isso é um risco de segurança?

Sim, é um grande risco. O uso de números pessoais para atendimento e vendas viola a política de segurança e dificulta o controle das informações.

Recomenda-se que os atendentes jamais usem números pessoais para contato e que toda a comunicação e transação seja centralizada no perfil oficial e verificado da empresa, preferencialmente utilizando a WhatsApp Business API.

4. O que devo fazer se um membro do Grupo de Vendas começar a enviar mensagens ou links suspeitos?

Você deve remover e bloquear imediatamente o membro suspeito do grupo. Além disso, reforce a comunicação de que a empresa não se responsabiliza por interações privadas entre os membros.

Se houver suspeita de golpe ou fraude séria, oriente o cliente a fazer um Registro de Ocorrência (Boletim de Ocorrência).