O financeiro sinalizou que é preciso reduzir os custos da empresa. Para isso, o cafezinho da galera foi cortado, o fornecedor de água trocado e as rotinas de limpeza mudaram. Ainda assim, não foi suficiente. Que tal pensar em algo diferente?

Uma boa maneira de transformar definitivamente a rotina da sua empresa é apostar no uso de chatbots. Eles reduzem custos, otimizam processos, aumentam vendas e melhoram a produtividade das equipes.

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Sim, os chatbots fazem muito mais do que interagir com seus clientes. Eles podem transformar vários processos na empresa. Nesse texto, elencamos cinco benefícios incríveis dos chatbots nas rotinas empresariais.

Capturar dados de forma inteligente

Um dos grandes benefícios do uso de chatbots é que eles capturam dados de forma inteligente, acessível e intuitiva. Isso pode ajudar a empresa a perceber detalhes importantes do dia a dia, como a satisfação dos colaboradores e se algum deles está sobrecarregado.

Por meio de conversas com os colaboradores, um chatbot pode coletar as respostas, organizá-las em uma planilha e os gestores da empresa terão a seu dispor as informações necessárias para as próximas decisões.

Em uma empresa de advocacia, por exemplo, o direcionamento para determinadas áreas de acordo com a necessidade do cliente pode ser feito por meio de chatbots. A inteligência artificial e os chatbots vão além do que você imagina.

Gerenciar recursos humanos

O uso de chatbots pode ser ótimo para gerenciar algumas rotinas de recursos humanos, como o registro do ponto dos funcionários. Usando robôs e formulários inteligentes, você consegue otimizar o tempo dos seus colaboradores para que eles estejam focados no que realmente faz sentido, como a qualidade da sua produção.

Muitos dos colaboradores ficam extremamente insatisfeitos pelo tempo perdido em longos  e intrincados sistemas de metas. Eles podem ser trocados tranquilamente por chatbots – você designa uma meta para determinados colaboradores da empresa e os chatbots conversam com eles em um aplicativo de mensagem. A parte mais chata, que é o preenchimento do formulário, fica para o robô.

Contratações

Quanto tempo a sua empresa perde em longas análises de currículos, muitos deles repletos de dados que não fazem sentido algum para a vaga? O contato de um novo colaborador com um chatbot pode otimizar esse processo. Após o candidato manifestar o interesse na vaga, ele pode ser contatado por um chatbot, que fará uma “pré-entrevista” e coletará dados suficientes.

Por exemplo: se a vaga exige proficiência em inglês, o chatbot pode iniciar a conversa nessa língua com o candidato. O próprio diálogo pode servir como um teste, que depois será transferido para uma planilha. Assim, a empresa terá mais facilidade para saber quais candidatos realmente possuem o pré-requisito da vaga em outra língua.

Desenvolvimento de relatórios

Outro benefício do uso de chatbots é o de aprimorar o desenvolvimento de relatórios. É comum, por exemplo, que os colaboradores façam relatórios com pressa, uma vez que eles estão muito ocupados.

Um chatbot pode ajudar nisso. Se você precisa do relatório de vendas de determinada empresa, um chatbot pode ser programado para, assim que houver um lançamento, perguntar ao colaborador os itens que devem constar no relatório. Assim, a própria programação vai desenvolver o relatório.

Da mesma forma, um colaborador de uma editora que precisa entregar uma lista com todos os textos revisados em um dia pode, ao final de cada texto, receber perguntas de um chatbot sobre qual era o texto, o número de palavras e o tema abordado. Pronto: ele vai desenvolver o relatório para esse colaborador e o processo de trabalho acaba otimizado.

Processos de treinamento

Em vez de designar um colaborador para treinar novas pessoas, por que não treinar um chatbot? A rotina de treinamento é uma das mais conturbadas, pois exige alteração de horários, pode causar sobrecarga em alguns colaboradores e desgastar as relações interpessoais.

O uso de chatbots também pode melhorar essa rotina. Digamos que você escolheu um colaborador da área de vendas para começar a trabalhar com o estoque. Em vez de designar um estoquista apenas para treinar o novo colaborador, você pode programar um chatbot para fazer perguntas sobre a nova rotina e saber quais são as suas facilidades e dificuldades com o estoque.

Assim, além de treinar alguém com as rotinas básicas, você ainda possibilita mais tempo para que o seu bom estoquista continue apresentando ótimos resultados. Não adianta perder um bom colaborador para tentar conseguir outro!